Заметка о том, что постоянное использование пометки «АСАП» в рабочих поручениях теряет своё значение, становится всё более актуальной. Как сообщает газета Известия, директор по развитию продуктового направления платформы Сфера IT-холдинга Т1 Мария Васюра делится своим мнением о данной проблеме.
По её словам, на сегодняшний день работники тратят до половины своего рабочего времени на рутинные действия, такие как поиск информации и отслеживание статуса задач. В условиях, когда все поручения объявляются одинаково срочными, сотрудники сталкиваются с трудностью в определении приоритетов, что приводит к частым переключениям между задачами. В результате, значительная часть времени уходит не на выполнение конкретных задач, а на организацию собственного рабочего процесса.
Специалист акцентирует внимание на том, что постоянная срочность часто не связана с увеличением объёма работы, а является следствием отсутствия общих принципов в компании по постановке задач и определению их приоритетности. Если каждое новое поручение считается первоочередным, система приоритетов фактически перестаёт функционировать.
Мария Васюра также подчеркивает, что частое использование слова «срочно» приводит к тому, что сотрудники начинают хуже различать действительно важные задачи от второстепенных. Неопределённые формулировки, неясные сроки и частые изменения первоначальных приоритетов только усугубляют ситуацию.
Кроме того, сложности возникают, когда задания поступают через несколько каналов – по электронной почте, через мессенджеры или в ходе устных договорённостей. Это приводит к тому, что у команды нет единого представления о том, какие задачи следует выполнять в первую очередь. В итоге работники оказываются в ситуации постоянного реагирования на новые запросы, вместо того чтобы следовать заранее намеченному плану.
Васюра добавляет, что одновременное выполнение нескольких поручений также негативно влияет на продуктивность. Каждое переключение требует от сотрудника восстановления контекста задачи, что может увеличивать сроки выполнения работы, повышать вероятность ошибок и приводить к большему утомлению.
Для выхода из режима бесконечной срочности специалист рекомендует внедрение прозрачной системы управления задачами. Каждое поручение должно содержать чётко сформулированную цель, установленный срок выполнения, назначенного ответственного и уровень приоритета.
